Veel groothandels en merken krijgen hun bestellingen nog op vijf manieren binnen: een mail met een lijstje, een Excel-bestand, een telefoontje, een bericht aan de vertegenwoordiger en af en toe een foto van een handgeschreven briefje. Iemand op kantoor zet dat allemaal om naar een order in het ERP, zoekt de juiste prijs voor die klant op en belt terug als iets niet op voorraad is.

Dat werkt zolang het volume klein blijft en de mensen die het doen er altijd zijn. Het wordt moeilijk wanneer het aantal klanten groeit, wanneer iemand met vakantie is of wanneer een klant 's avonds wil bestellen en pas de volgende ochtend antwoord krijgt. In deze gids leggen wij uit wat een bestelportaal is, wat erin hoort en hoe u er verstandig aan begint.

Wat is een bestelportaal?#

Een bestelportaal (ook wel B2B-webshop genoemd) is een afgeschermde webshop voor uw vaste zakelijke klanten: dealers, winkels, salons, installateurs of horecazaken. Een klant logt in en ziet:

  • het assortiment dat voor hem bedoeld is;
  • zijn eigen prijzen en kortingen;
  • wat er op voorraad ligt en wanneer iets terug binnenkomt;
  • zijn vorige bestellingen, leveringen en facturen.

Hij bestelt wanneer het hem past. De order komt rechtstreeks in uw ERP of boekhouding terecht, zonder dat iemand ze overtypt.

Het verschil met een gewone webshop zit niet in het uitzicht, maar in de regels erachter. Een consument betaalt de prijs die op de site staat en rekent af met de kaart. Een zakelijke klant heeft afspraken: een eigen prijslijst, staffelkortingen, een minimumbestelling, betaling op factuur, soms een eigen assortiment. Een bestelportaal volgt die afspraken.

Eigen prijzen per klant#

Dit is meestal de eerste vraag, en terecht. Een zakelijke klant die een andere prijs ziet dan afgesproken, belt meteen, en dan is het vertrouwen in het portaal weg.

De basisregel: de prijzen komen uit het systeem waar ze vandaag al staan, meestal uw ERP of boekhoudpakket. Het portaal berekent geen eigen prijzen, het toont wat uw ERP zegt. Zo is de prijs in het portaal, op de orderbevestiging en op de factuur altijd dezelfde.

Leg vooraf vast hoe uw prijzen in elkaar zitten:

  • één prijslijst per klantgroep (bijvoorbeeld dealers en eindklanten);
  • een vaste korting per klant op de basisprijs;
  • staffelprijzen per aantal;
  • netto-afspraken voor enkele artikelen bij grote klanten;
  • tijdelijke acties.

Hoe eenvoudiger die regels, hoe sneller het portaal klaar is. Het is vaak een goed moment om oude uitzonderingen op te ruimen die niemand nog kan uitleggen.

Live voorraad en levertermijn#

Een klant die bestelt, wil weten of hij het krijgt en wanneer. Toon daarom de voorraad zoals uw ERP of magazijnsysteem ze kent, en spreek af wat u laat zien: een exact aantal, of eenvoudig "op voorraad", "beperkt" en "niet op voorraad, verwacht op ...".

Belangrijk is dat de voorraad snel genoeg wordt bijgewerkt. Verkoopt u ook via een webshop, een marketplace of aan de toonbank, dan halen al die kanalen uit dezelfde voorraad. Hoe u dat zonder dubbele verkopen regelt, leest u in oversells vermijden tussen webshop en marketplaces.

Nabestellen in een paar klikken#

Zakelijke klanten bestellen vaak hetzelfde. Een salon bestelt elke maand dezelfde producten, een winkel vult de rekken aan met dezelfde artikelen. Maak dat makkelijk:

  • een vorige bestelling met één klik herhalen;
  • vaste bestellijsten per klant (bijvoorbeeld "maandelijkse aanvulling");
  • snel bestellen op artikelnummer, voor wie zijn referenties kent;
  • een lijst laden vanuit Excel, voor klanten die zo gewend zijn te werken.

Dat laatste is nuttig in de overgang: de klant blijft zijn eigen lijst gebruiken, maar de order komt toch gestructureerd binnen.

De koppeling met uw ERP en boekhouding#

Een bestelportaal zonder koppeling verplaatst het overtypen alleen naar een ander scherm. De echte winst zit in wat er na de bestelling gebeurt:

  1. de order komt automatisch in uw ERP of boekhouding;
  2. de voorraad wordt gereserveerd;
  3. het magazijn krijgt de order om te picken;
  4. de klant krijgt een bevestiging en later de track-and-trace;
  5. de factuur wordt aangemaakt en verstuurd.

Wij werken met het pakket dat u al heeft, zoals Exact Online, WinBooks, Octopus, Yuki of Teamleader. Bepaal vooraf per gegeven welk systeem de baas is: artikelen, prijzen en klanten komen meestal uit het ERP, bestellingen gaan van het portaal naar het ERP. Meer over die keuzes vindt u in webshop koppelen met ERP en uw software koppelen aan uw boekhouding.

Facturen via Peppol#

Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde e-facturatie via Peppol verplicht voor de meeste facturen tussen Belgische btw-plichtige bedrijven. Voor een bestelportaal betekent dat: de factuur die uit een bestelling volgt, moet als Peppol-factuur bij uw klant aankomen.

Meestal regelt uw boekhoudpakket of facturatiesoftware het versturen via Peppol. Het portaal zorgt ervoor dat de order met de juiste gegevens (klant, btw-nummer, prijzen, referentie van de klant) in dat pakket terechtkomt, zodat de factuur zonder correcties kan vertrekken. Meer over de regels leest u in Peppol en verplichte e-facturatie in België.

Klein beginnen#

U hoeft niet alles tegelijk te bouwen. Een verstandige eerste fase:

  • Eén klantgroep. Begin met de klanten die het vaakst bestellen of die er zelf om vragen. Hun feedback is goud waard.
  • Het assortiment dat zij echt kopen. Niet de volledige catalogus met alle uitzonderingen, maar de artikelen die terugkomen.
  • Prijzen en voorraad uit het ERP, orders terug naar het ERP. Dat is de kern. Zonder die koppeling heeft het portaal weinig zin.
  • Inloggen, bestellen, nabestellen, bestelhistoriek. Facturen downloaden, offertes aanvragen of eigen gebruikers per klant kunnen in een volgende fase.

Laat klanten de eerste weken gerust nog mailen of bellen. Zodra zij merken dat bestellen via het portaal sneller gaat en dat ze meteen zien wat op voorraad is, stappen de meesten vanzelf over. Een vertegenwoordiger die bij een klant langsgaat, kan het portaal samen met hem openen en de eerste bestelling plaatsen.

Wat vraagt u aan een leverancier?#

Of u nu met ons praat of met iemand anders, deze vragen helpen om offertes te vergelijken:

  1. Hoe komen mijn prijzen in het portaal? Uit mijn ERP, of moet ik ze apart bijhouden?
  2. Hoe snel wordt de voorraad bijgewerkt, en wat gebeurt er als de koppeling even niet werkt?
  3. Met welk ERP of boekhoudpakket heeft u al gekoppeld? En hoe wordt een fout zichtbaar als een order niet doorkomt?
  4. Wat zit in de eerste fase, wat kost die en wanneer kunnen mijn klanten bestellen?
  5. Van wie zijn de code en de gegevens? Kan ik later naar een andere partij overstappen zonder opnieuw te beginnen?
  6. Wie onderhoudt het na de oplevering, en met wie spreek ik als er iets misloopt?
  7. Kan ik mijn bestaande webshop behouden en het portaal ernaast zetten, of moet alles vervangen worden?

Een goede leverancier geeft op die vragen concrete antwoorden, en durft ook te zeggen wat in de eerste fase nog niet zit.

Is een bestelportaal iets voor u?#

Een bestelportaal loont meestal wanneer u vaste zakelijke klanten heeft die regelmatig terugkomen, wanneer elke klant zijn eigen prijzen of voorwaarden heeft, en wanneer er vandaag op kantoor veel tijd naar het overtypen en nabellen van bestellingen gaat. Heeft u maar een handvol klanten die twee keer per jaar bestellen, dan is een goed ingericht Excel-bestand of een eenvoudige orderlijst misschien voldoende.

Wilt u weten hoe dat voor uw bedrijf zou werken? Op de pagina bestelportaal leest u hoe wij het aanpakken. Of plan een gesprek of bel ons op [0487 25 70 40](tel:+32487257040). Na het eerste gesprek krijgt u een voorstel met prijs en planning voor de eerste fase.